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㉕BCPを“作りっぱなし”にしないための運用ルール｜見直しトリガーと改善ToDoの管理術


BCPを“作りっぱなし”にしないための運用ルール

BCP（事業継続計画）は、多くの組織で次の状態に陥りがちです。

  • 作成時は真剣だった

  • 見直しも一度はやった

  • でも、気づいたら触られていない

これは担当者の怠慢ではなく、運用ルールが最初から設計されていないことが原因です。

本記事では、BCPを作りっぱなしにしないための現実的で続けられる運用ルールを整理します。

ブログ写真１

前提：運用ルールは「簡単」でなければ続かない

BCP運用が止まる最大の理由は、

  • ルールが重い

  • 手順が多い

  • 特別な時間が必要

という状態になっていることです。

運用ルールは、

  • 忘れても致命的にならない

  • 忙しくても回る

  • 一人に負担が集中しない

この条件を満たしている必要があります。



ルール① 「触るきっかけ」を決めておく

BCPが放置されるのは、触る理由がないから です。

運用ルールとして、次のような「きっかけ」をあらかじめ決めます。

  • 訓練後

  • 体制変更後

  • ヒヤリ・トラブル後

  • 人事異動時

このタイミングで、

  • 5分だけ

  • 該当箇所だけ

確認する、と決めておくだけで、BCPは動き続けます。


ルール② 「全部見直さない」を明文化する

意外に重要なのが、全部見直さなくていいとルールとして明文化することです。

  • 今回は初動だけ

  • 判断者だけ

  • 連絡方法だけ

これを許可しないと、「時間が取れないから後回し」になってしまいます。

運用ルールには、

「見直しは一部でよい」

と書いておくことが効果的です。


ルール③ 記録は「一言」でいい

BCP運用が続かない理由に、

  • 記録が面倒

  • 報告書が必要

  • 形式が決まっている

という問題があります。

実際には、

  • 変更なし

  • 少し分かりにくい

  • 次回修正

といった 一言メモで十分です。

重要なのは、触った履歴が残ること です。


ルール④ 判断できなかった点を残す

BCPを使ったとき、最も価値がある情報は、

  • できたことではなく

  • 迷ったこと・止まったこと

です。

運用ルールとして、

  • 判断に迷った点

  • BCPを見ても分からなかった点

を必ず一つ残す、と決めると、次の見直しにつながります。


ルール⑤ 担当者一人で完結させない

BCP運用が止まる組織ほど、

  • 担当者が一人

  • その人が忙しいと止まる

という構造になっています。

運用ルールとして、

  • 確認は2人以上

  • 現場代表を1人入れる

と決めておくことで、属人化を防ぐことができます。



医療・介護現場で特に意識すべき運用

医療・介護現場では、

  • 日々の業務負荷

  • 急な対応

  • 人の入れ替わり

があるため、運用ルールは特に軽くする必要があります。

  • 時間は5分以内

  • 見るのは1ページ

  • 記録は一言

このくらいでないと、現場では続きません。



よくある失敗例

BCP運用でよくある失敗は、

  • 立派な運用規程を作る

  • 会議体を増やす

  • 報告を義務化する

これらは一時的には動きますが、長続きしません。

BCP運用は、頑張らない仕組み であることが重要です。



まとめ：BCPは「運用ルール」で生き続ける

BCPを作りっぱなしにしないために必要なのは、

  • 触るきっかけを決める

  • 全部見直さなくていいと決める

  • 記録は一言でいい

  • 迷った点を残す

  • 一人で完結させない

この5つの運用ルールです。

BCPは、完成度で評価するものではなく、触られ続けているかどうかで評価すべきものです。

ブログ写真２


次回予告

次の記事では、「BCPを外部に説明するときに気をつけること」をテーマに解説します。

監査・行政・取引先対応で誤解されないための視点を整理していきます。

 
 
 

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